כיצד סוכנות הביטוח קלי ביצעה טרנספורמציה דיגיטלית בתהליך קליטת עובד חדש

החברה

קבוצת קלי הוקמה ב-1970 על ידי מנחם קלי, מבכירי אנשי הביטוח הפנסיוני בישראל וממייסדי תחום ניהול ההסדרים והשילובים הפנסיוניים בארץ. הקבוצה מתמחה בטיפול באתגרים מורכבים בתחומי הביטוח הפנסיוני, הפיננסי, ביטוחי בריאות וסיעוד, ומספקת תכנון ארוך טווח באיכות גבוהה ומלווה עשרות אלפי לקוחות כבר למעלה מ-50 שנה.

העבודה המשותפת של קלי עם חברת Howazit החלה בביצוע סקרי שביעות רצון לאחר כל נקודת מגע עם הלקוח, זאת תוך שיפור מדדי שביעות הרצון של לקוחות החברה.

תעשיה

ביטוח

אתגר

ייעול תהליך קליטת עובד חדש

פתרון

תהליך אינטראקטיבי אוטומטי לעובד, למעסיק ולסוכן הביטוח

תוצאות

הליך הרבה יותר קצר ויעיל, 93% מענה ו-97% לקוחות מרוצים

אתגר

קבוצת קלי פנו ל- Howazit בבקשה לסייע בתהליך קליטת עובד חדש אצל המעסיק. האתגר העיקרי היה אתגר אופרטיבי עם רצון לקצר את לוחות הזמנים ולשפר את התהליך, בשימת דגש על חווית הלקוח והמעסיק והכנסת חדשנות נוספת לארגון. 

תהליך זה של מסירת וקבלת המידע נמצא בטיפול הצוותים האחראיים על קליטת עובדים חדשים בארגונים, לרוב מחלקת משאבי אנוש וצוותי קליטה בחברת קלי. התהליך בוצע בעבר ידנית, והושקעו בו שעות עבודה רבות (תזכורות, מילוי פרטים) והיו מעורבים בו מספר עובדים

פתרון

לאחר תהליך איפיון משותף הוחלט לבצע תהליך דיגיטלי, חדשני וגמיש הכולל מילוי פרטי העובד, מעסיק , שילוב של טופס שמתמלא אוטומטית בהתאם לפרטים שדווחו ותיאום הפגישה עם הסוכן ולרבות מנגנון של תזכורות.

להלן תיאור של התהליך –

  1. דיווח המעסיק על עובדים חדשים שהצטרפו לארגון באמצעות צ'אטבוט אינטראקטיבי עם אפשרות בחירה לדיווח על עובד בודד או העלאת קובץ לדיווח על מספר עובדים
  2. קלי מקבלים התראות על כל עובד שמשלים את התהליך והמידע נטען למערכות התפעוליות
  3. לאחר העלאת העובדים המשך התקשורת עימם מתבצעת באמצעות אפליקצייה ווב
  4. בסיום תהליך התקשורת עם העובד נוצר קובץ "הודעה על זכאות לתנאים פנסיונים לעובד חדש" (כולל חתימה, השלמה אוטומטית של השדות בקובץ והעלאת צילום ת.ז.).
  5. במרבית הארגונים, העובד מועבר באופן אוטומטי לממשק תיאום פגישה עם סוכן ביטוח.

האפליקציה משמשת גם כנכס דיגיטלי שיווקי של קלי ומכילה מידע שיווקי ואופציה לצ'ט עם נציג.

תוצאות

הטרנספורציה הדיגיטלית ששימשה לקליטת העובד החדש קיצרה משמעותית את פרק הזמן לקבלת מלוא פרטי העובד והקמתו במערכות התפעול של הסוכנות. כמו כן התהליך החדש הפחית בצורה משמעותית את הצורך בתזכורות והשלמת פרטים. ישנם 93% אחוזי השלמה של השאלון, בנוסף – 78% מהלקוחות משלימים צילומי ת"ז לפני הפגישה.

מעבר ליעילות התפעולית, המהלך שיפר משמעותית את חווית הלקוח (מעסיק ועובד). דבר שבא לידי ביטוי במדדי סקרי שביעות הרצון עם 97% של לקוחות מרוצים (!!!), ישנה התלהבות רבה מצד המעסיקים במהלך ההדרכות, לטענתם ההליך "דיגיטלי, קל, קצר, מהיר וחוסך שעות עבודה". בעצם האחריות על הרדיפה אחרי העובד עוברת מהמעסיק לסוכנות הביטוח בלחיצת כפתור.

עולם הביטוח עובר טרנספורמציה דיגיטלית מאוד גדולה בשנים האחרונות עם הקמתן של חברות ביטוח דיגיטליות אך טרם הושקה סוכנות הביטוח הדיגיטלית הראשונה ולכן יש במהלך זה פריצת דרך גם בעבור התחום וגם לחברה עצמה.

בימים אלו אנחנו ממשיכים בשיתוף הפעולה המוצלח ועובדים על תהליכים דגיטליים נוספים תהליך תכנון פרישה לפנסיה.מהלך אשר יהווה פריצת דרך דיגיטלית נוספת בעולם הביטוח.

78%

מהעובדים העלו קובץ

97%

מהעובדים מרוצים מהתהליך

93%

מענה מלא לשאלון

אל תשאר מאחור, שיפור חווית לקוח עוזרת לעסקים לצמוח